AFILAR EL LAPICERO
DANIEL CASSANY
El libro recoge diversos puntos importantes en la redacción, señala que en la práctica, la mayoría de profesionales calificados requiere un tipo de transacción oral o escrita, más o menos específica o sofisticada. Hay que verbalizar mucha actividad laboral para comunicarla, para valorarla o para archivarla: se escribe un informe del enfermo curado, se presenta por escrito el resultado del análisis químico o se fundamenta en un dictamen la interpretación de una ley.
Aún más: si estos profesionales pretender estar día en su campo, deberán participar en los foros de investigación y deberán leer y escribir artículos, ponencias y comunicaciones para congresos y revistas. La formación permanente también utiliza la escritura como herramienta de aprendizaje.
Los escritos de la profesión son heterogéneos: tienen varios grados de especificidad, con terminología y fraseología propias. Cumplen varias funciones, según el contexto: dan fe de hechos, proponen medidas, descubren datos, argumentan a favor o en contra. Se estructuran con apartados y componentes particulares, en cada caso. También tienen distintos niveles de formalidad. Pero todos comparten un alto grado de sofisticación. Son muy complejos y elaborados. Hay que dominar todas sus particularidades para poder entenderlos y producirlos.
Muchos de estos escritos son especializados y tienen estas características:
· Son concisos y poco redundantes. Buscan la objetividad y la precisión. Evitan ambigüedades.
· Son personalizados: evitan las referencias al autor y al lector, esconden la emotividad.
· Tienen un porcentaje elevado de léxico técnico, procedente de varias disciplinas. Los grupos nominales están mucho más desarrollados que los verbales.
· Incluyen recursos visuales como tablas numéricas, fotografías o gráficos.
Uno de los principales puntos del libro Afilar el lapicero es que resume con estilo llano las enseñanzas principales de la literatura técnica y las ejemplifica con escritos auténticos, comentados – y con los nombres convenientemente cambiados.
La relación entre autor y lector es estrecha y sutil. Algunos sostienen que, al fin y al cabo, el estilo del documento está determinado por el destinatario. El autor toma decisiones retóricas sobre su escrito según el lector al que imagina dirigirse. Es el mismo documento el que busca al lector, el que lo selecciona o lo construye.
Hay diferentes tipos de lectores:
· Profano. Lee desde fuera del campo especializado, no conoce ni la terminología o los conceptos ni los fundamentos teóricos.
· Ejecutivo. Es semejante al profano, pero busca más detalles. Debe tomar decisiones y, por eso, le interesan las justificaciones y la visión prospectiva de los hechos. Busca argumentos a favor y en contra, valora las consecuencias y los proyectos.
· Experto. Conoce bien el campo de porque es un científico, un ingeniero o un doctor universitario. Lee con estimulo y espíritu crítico, contrastando los datos del texto con los que ya sabe, se fija en todo.
· Técnico. Tiene un nivel variable de conocimientos previos sobre la disciplina, con frecuencia superior al del ejecutivo e inferior al del experto. Tiene interés por la resolución práctica y lo aturden las abstracciones. Debe aplicar, desarrollar, trasladar a la realidad la información del documento.
· Operativo. Combina el nivel de conocimientos del profano con la necesidad de aplicación práctica del técnico. Sólo pretende entender lo que afecta a su trabajo.
En el ámbito de la emisión o de la producción del discurso:
· El lector coautor engloba las diversas formas de colaboración que hay en la autoría: corresponsabilidad completa del escrito, autoría de un fragmento, asesoría externa, etc.
· El lector supervisor tiene estatus superior a los coautores. Interviene en la fase final de la producción, asume la responsabilidad y determina su idoneidad.
En el ámbito de la recepción:
· El lector filtro corresponde al puesto de trabajo que da cuenta de la documentación recibida, la selecciona y la distribuye o la bloquea.
· El lector principal y el secundario corresponden a los destinatarios reales que busca el documento: los lectores de una revista, los clientes potenciales de publicidad, los accionistas de una empresa que revisan el estado de cuentas.
· El lector indirecto no tiene acceso personal al documento, pero accede a la información a través de lectores directos.
· El lector periférico accede al escrito por azar, rumor, curiosidad, etc.
Una técnica útil para estos casos es el análisis sociodemográfico. Consiste en recoger datos sobre el perfil de los lectores. Los datos más relevantes son:
· Personales
· Profesionales
· Académicas
· Socioeconómicas
Segmentar.- Si el lector es colectivo y heterogéneo, es difícil reducirlo a un perfil único. Consiste en fragmentar la masa amorfa en grupos más reducidos y homogéneos como si fueran tipos diferentes de clientes de un producto. Luego podemos elaborar mensajes particulares, más precisos y eficaces, para cada grupo.
Se debe tener en cuenta el entorno organizativo que ocupa el autor y el lector, así como los canales por los que circula el documento permite elaborar un escrito más adecuado.
Hay cuatro categorías de lector, según el grado de proximidad con el autor. El grupo propio esta formado por los colegas del mismo departamento o área, con los cuales el autor colabora de manera estrecha y continua.
Los grupos próximos lectores de otros departamentos con quienes el autor mantiene contactos periódicos por motivos laborales, de manera que son lectores afines.
En la organización lo forma el resto de lectores internos, que no tienen contactos con el autor y que, por lo tanto, tienen menos conocimientos compartidos. Finalmente, el grupo ajeno a la organización incluye los lectores que no comparten la cultura organizativa y que, por ello, tienen aún menos terreno compartido con el autor.
Es más útil el análisis psicológico que las técnicas anteriores. El análisis psicológico puede decirnos cuáles son los mejores argumentos o las palabras más acertadas, o cuál es el mejor momento para hacer llegar nuestro escrito.
La voz del autor (su punto de vista, la subjetividad) emerge en la prosa de varias maneras. Los lingüistas lo llamamos la modalización del discurso, es decir, los indicios lingüísticos que muestran la actitud del autor con respecto a lo que dice.
Es imposible esconder todos los rastros de subjetividad. Es más inteligente tomar conciencia de ello e intentar gestionarlo: ser explícito cuando nos convenga dar una opinión, o evitar los referentes implícitos o imprecisos cuando pretendamos describir hechos de la manera más empírica posible.
Podemos distinguir tres partes o componentes en un documento: la presentación, el núcleo y el cierre. Sigue la máxima de la oratoria clásica: di de qué vas a hablar, habla y di de qué has hablado.
Otros componentes que contribuyen a organizar los datos son los apartados y subapartados, el anexo, las notas y los párrafos.
La introducción provoca las primeras impresiones al lector, delimita su alcance, da el esqueleto o la estructura completa del documento y sintetiza y anticipa las ideas más relevantes en un resumen.
El cuerpo es la parte central del documento y tiene el objetivo de desarrollar todos los datos. También se denomina núcleo, exposición o desarrollo.
El cierre proyecta la información hacia el futuro.
ANEXOS.- El anexo permite agrupar los datos en dos o más niveles de especificación. Podemos distinguir dos o más anexos, con varios grados de detalle, dirigidos a diferentes funciones documentales o lectores potenciales.
NOTAS.- La Herramienta para organizar el contenido, esas aclaraciones que van a parte y con letra más pequeña. Pueden ir al margen, a pie de página o al final del capítulo o del documento - ¡y tú mismo puedes experimentar los efectos que provoca cada posición!
PÁRRAFOS.- El párrafo es la unidad inferior al apartado y sub apartado. No suele llevar epígrafe o título interno y tiene unidad significativa y gráfica. Es monotemático y trata de un aspecto particular del contenido. Empieza con una entrada o sangrado en la primera línea y acaba con un punto y aparte final y con una línea blanca o una interlínea superior con el párrafo siguiente.
El título y la portada nos presentan un documento como si fuera la tarjeta personal, el título es como la etiqueta de una caja o de una carpeta o el nombre de una persona.
La portada nos da una cara o una imagen de cada documento, nos solo es una funda blanca para guardar el texto; puede ser una herramienta comunicativa, eficaz para informar y convencer.
CRITERIOS DE ELABORACIÓN
Distinguimos la selección léxica, la redacción y la presentación del título.
Selección Léxica. El título debe incluir las palabras clave del asunto. Las palabras temáticas, los descriptores documentales, los términos propios de ese campo del saber.
Son preferibles los términos específicos a los más genéricos. El exceso de especificidad puede provocar incomprensión si el lector ignora los términos usados, la divulgación prefiere títulos más corrientes, pero los artículos especializados recurren a la terminología más técnica.
Hay que evitar las palabras casi vacías u obvias: como informe sobre, análisis a nivel de, algunos problemas asociados a.
Redacción. Leemos más rápido un título breve, lo recordamos mejor y lo podemos reproducir íntegramente como identificados al margen de cada página, en cambio un título largo no cabe en una sola línea, hay que cortarlo y también puede crear dificultades para ser reproducido en los índices de las revistas.
Podemos acortar los títulos largos añadiendo un subtitulo de bajo.
Presentación. Los títulos quedan bastante destacados al ir solos en el centro de la página o separados en el margen izquierdo. Podemos enfatizarlos agrandando la letra un punto o más, pero conviene evitar las sobrecargas tipográficas.
Evitemos las abreviaturas, los símbolos y los caracteres que tengan difícil reproducción.
Al partir un título porque no cabe en una sola línea hay que respetar las unidades sintagmáticas.
La portada incluye los datos que permiten identificar un documento: Título, autor, editorial o empresa, fecha, etc. No se debe confundir con la tapa o cubierta anterior. En definitiva las portadas informativas ahorran tiempo al lector y facilitan la tarea de leer y trabajar el escrito.
El índice es una herramienta de trabajo para todos los usuarios de un documento. El autor lo usa para ordenar las ideas y planificar su escrito. Para el lector es una guía para leer mejor.
Los resúmenes son una sinopsis abreviada del contenido de un documento. También se denomina sumario o compendio. El resumen matiza, enfatiza y comenta los principales datos; muestra en enfoque con que se muestra el tema anunciado en el título, el punto de vista que adopta el autor, la amplitud que tiene el documento, o incluso el tono y estilo.
El resumen puede ejercer cuatro funciones según el contexto:
1. Para el lector que se aproxima por primera vez, el resumen amplía la información del título y ayuda a decidir.
2. Para el lector que no leerá el documento entero, el resumen sintetiza los datos principales que pueden satisfacer sus necesidades.
3. Para el lector que lee con atención o que relee, el resumen resalta lo que el autor considera importante y, por lo tanto, orienta la interpretación.
4. Para quienes han leído un escrito, el resumen refresca la memoria: permite recuperar el recuerdo de la lectura del documento, igual que la sinopsis de una película.
Guía para escribir resúmenes
1. Haz una lista de los puntos importantes que expone el original.
2. Elige entre 4 y 6, que sean los más importantes de entre los importantes.
3. Escribe una o dos frases para cada uno.
4. Finaliza con una o dos conclusiones generales.
5. Añade una frase mencionando los complementos (esquemas, estadísticas, cuadros, fotos)
6. Regresa al principio y escribe una o dos frases iniciales que presenten el contexto, el objetivo y la significación del original.
PROSA.- La prosa caracteriza las comunicaciones profesionales como ningún otro aspecto. Suele ser más especializada, cuenta con oraciones más largas, reduce las formas verbales ala 3ª persona del presente, prefiere el estilo nominal al verbal. Sin embargo los lectores técnico-científicos valoran más los escritos con oraciones cortas y simples.
Característica de la prosa profesional es la expansión de los grupos nominales con varios procedimientos:
· Las nominalizaciones de los verbos.- Ejemplos: Estabilización (de estabilizar) cronificación (de cronificar).
· Los complementos de nombres
· Los complementos de adjetivo y participio
La prosa especializada suele utilizar sólo algunas formas verbales:
En el 85% se utiliza el tiempo presente. (por esto se califica de atemporal el escrito técnico-científico).
En cuanto a la persona: 3ª persona del singular o del plural y la impersonal.
Ordenación de las palabras: Estructura sintáctica básica: sujeto, verbo, objeto directo y complementos.
Pocos documentos técnicos son completamente verbales. La mayoría combina dos de los tres lenguajes de la ciencia: palabras, imágenes y símbolos.
Por tanto puede utilizar: sistemas tridimensionales (maquetas, relieves), imágenes cónicas (fotos, mapas, planos), gráficos (barras, curvas evolutivas), esquemas visuales (dobles columnas, árboles, mapas mentales) sistemas simbólicos (nomenclaturas, fórmulas, ecuaciones)
Las palabras se integran estrechamente con estos recursos para representar la realidad con más precisión y objetividad.
La eficacia comunicativa consiste en saber aprovechar las posibilidades que ofrece cada recurso. Por ello los expertos dedican más tiempo y esfuerzo en elaborar los recursos visuales que los aprendices.
Consejos para la elaboración de visuales:
- Identificación. Hay que poner título a cada recurso para identificarlo.
- Procesamiento. El ojo lector se desplaza en principio de izquierda a derecha y de arriba a abajo, por lo que debemos organizar los datos en ese orden.
- Presentación. La simplicidad en el diseño mejora la claridad.
- Integración del recurso en el escrito. Conviene elegir el lugar más idóneo de un escrito y de la página para insertar un recurso visual.
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Las tablas transmiten sobre todo datos numéricos con cifras y casillas. A veces una tabla puede se más trascendente que el propio escrito. Sin embargo si son excesivamente exhaustivas, confusas o torpes, pueden estorbar más que ayudar.
Las tablas pueden ser según la situación, la función y la información que contengan: dependiente e independiente.
Estructura de la tabla:
· Incorporar solo en la tabla dependiente datos pertinentes.
· Incluir solo un dato por casilla
· Poner solo datos homogéneos que se puedan comparar
· Especificar los descriptores o las magnitudes de los datos en la primera franja superior y en la primera columna de la izquierda.
Las instrucciones.- Son discursos discretos, silenciosos, eficaces. Si funcionan bien, pasan inadvertidas, pero si fallan provocan desastres y frustraciones., Por tanto, deben ser infalibles, precisas y completas.
Las instrucciones son todos los discursos que ordenan el comportamiento o establecen conductas, con imperativos, perífrasis de obligación, enumeraciones de acciones, listas de hechos, ilustraciones gráficas.
Un tipo particular de instrucciones son los procedimientos, que fijan el funcionamiento de toda una empresa o institución o que regulan una actividad.
Deben ser:
· Para todo el mundo
· Completas y precisas
· Adecuadas
· Manejables
· Neutras
· Seguras
· Cómodas
La correspondencia es un auténtico motor de muchas organizaciones. En un mundo cada vez más competitivo y globalizado, la calidad comunicativa es un valor indispensable.
Hay diversos tipos de respuestas:
· La respuesta positiva se da al inicio, así el lector lo lee enseguida.
· La respuesta negativa va al final después de justificarlo. Porque si se pone al principio el lector puede molestarse y suspender la lectura de la carta, sin llegar a entender el porqué de la negativa.
· Hay que tratar siempre al lector con cordialidad, al margen del contenido.
· Es mala política buscar la dilación premeditada para decir no, al contrario hay que responder todas las peticiones con prontitud, al margen del mensaje.
· La correspondencia persuasiva es la más difícil porque no hay relación previa con el lector. Éste no espera ni desea nada de nuestro escrito.
